Авансовый отчет - как правильно оформить? (образец)

В бухгалтерском делопроизводстве авансовый отчет относится к первичным документам. Основное его назначение – подтверждение расхода денег, которые выдаются на фирме подотчетному лицу. То есть, это подтверждение целевого расходования денег, выданных из кассы работнику предприятия или же фирмы для приобретения оборудования и необходимых материалов, а также для осуществления профессиональных обязанностей. При этом нужно знать, что заполнение авансового отчета производится всегда бухгалтером и сотрудником фирмы по специальной форме, которая называется АО-1. Данная форма была утверждена в 2001-м году постановлением Госкомстата РФ №55.

АО-1 можно заполнить двумя способами: воспользоваться шаблоном MSExcel или специальной бухгалтерской программой. Состоит такой отчет из оборотной и лицевой стороны. Также к документу нужно будет приложить первичные документы, которые подтверждают расходование средств. На окончательно заполненной и проверенной форме должны стоять три подписи: руководителя предприятия, главного бухгалтера и работника. К примеру, работник уезжает в командировку. Ему в кассе дают на расходы денежные средства. По прибытию он должен оформить отчет АО-1. Потом отнести его в бухгалтерию. Бухгалтер, в свою очередь, проверяет отчет, и потом переводит документ в электронный вид (фото 1).
Авансовый отчет - как правильно оформить? (образец) - фото 1
Подотчетное лицо на первой странице бланка в специальных строках указывает дату, когда документ составлялся, свою должность, инициалы и фамилию. Также указывается наименование организации, назначение аванса (например, хозяйские и представительские расходы) и табельный номер. Заполняется и обратная сторона бланка. Там нужно перечислить документы, которые подтверждают, что сотрудник с такого-то числа произвел такие-то расходы. При этом указать точные суммы. Документы пронумеровать в порядке, в котором они перечисляются в авансовом отчете. Обязательно их приложить к бланку (фото 2).
Авансовый отчет - как правильно оформить? (образец) - фото 2
В графе под номером один работнику нужно будет указать порядковый номер документа. В графах два и три – дату составления документа, а также номер. Далее, в графе четыре нужно написать вид производственного дохода. В графе пять – сумму производственного расхода. Указывается в рублях. Если оплата проводилась иностранной валютой, то в графе шесть указать эту сумму. В строке «Итого» написать общую сумму расходов (фото 3).
Авансовый отчет - как правильно оформить? (образец) - фото 3
Далее отчет отдается в бухгалтерию. Сотрудник бухгалтерии проверяет, правильно ли заполнена форма. Проверяет все прикрепленные документы, расходование денежных средств. Потом он должен поставить отметку, что сумма верна (указывается цифрами и прописью). На лицевой стороне этого документа бухгалтер заполняет расписку. Далее ее забирает подотчетное лицо и несет начальнику. После этого, отчет подписывается руководителем предприятия. После утверждения руководителем документа, на его основании проводится списание денежных средств (фото 4).
Авансовый отчет - как правильно оформить? (образец) - фото 4
Бухгалтер также может сформировать такой отчет в электронном варианте (MSExcel). Это упростит и значительно ускорит заполнение авансового отчета работником прдприятия, а также сделает его удобным для работы и читаемым. Но если такого файла в бухгалтерии нет, то нужно самостоятельно найти в интернете форму АО-1 (обязательно в формате MSExcel).

Потом ее заполнить, приложить кассовые, товарные чеки, талоны, квитанции, расписки и контрольные билеты. Каждый подтверждающий документ пронумеровать. Отчет распечатать. Потом отнести в бухгалтерию. После проверки и внесения информации в программу, бухгалтер распечатает документ с окончательными данными и пригласит подотчетное лицо его подписать (фото 5).
Авансовый отчет - как правильно оформить? (образец) - фото 5